Comment créer et administrer des réponses automatiques

La réponse automatique permet d’informer d’une indisponibilité, de gérer les attentes, de proposer des contacts alternatifs ou de respecter des délais légaux de réponse ou d'accusé de réception, tout en donnant du temps pour traiter correctement la demande.

Une réponse automatique est envoyée 1 seule fois lors de la réception du 1er email. Les échanges suivants ne recevront pas de réponse automatique.

L'accès aux réponses automatiques est réservé aux administrateurs du compte web2contact.
Pour qu'un utilisateur accède à cette fonctionnalité, il faut activer le droit “Gérer les réponses automatiques” dans l'onglet "Droit" d’un profil utilisateur.

Créer une réponse automatique

Pour accéder aux réponses automatiques, allez dans le menu "Paramétrages" > "Gestion des réponses automatiques"

Cliquez sur Addrepauto pour créer une nouvelle réponse.

Caprepauto

  • Le titre

Ajoutez un titre pour nommer votre réponse automatique. 
Le titre est obligatoire et important car c'est par le titre que vous retrouverez votre réponse automatique dans une liste déroulante côté campagne.

  • L'étiquette (tag)

Ajouter une étiquette pour regrouper toutes les réponses automatiques qui concernent la même thématique. 

  • Le contenu

Ajoutez le contenu de votre réponse automatique.
 

Apercu d’une réponse automatique complétée

Rep auto completee

Associer une réponse automatique à une campagne de tickets

Une fois votre réponse automatique prête, rendez vous dans le menu “Accueil” > “Exploiter les campagnes” et cliquez sur le menu Burger point de la campagne choisie.

Sélectionnez “Modifier la campagne”.

Dans l’onglet “Informations”, activez la réponse automatique en cochant la case prévue à cet effet.

Coche rep auto

La coche ouvre le menu de modèles de réponse qu’il vous suffit de sélectionner dans la liste déroulante.

Select rep auto

L'icône  Open  est un raccourci qui vous permet d’ouvrir et de modifier votre réponse automatique.


Côté paramétrages, la réponse automatique associée à une campagne prend l’état En prod et l’'icône Open est un raccourci qui vous permet de consulter la campagne associée.

Liste rep auto

 

Pour toutes questions, contacter l'assistance.