Comment créer et administrer des modèles d'email

Lorsque vous traitez des emails, vous avez la possibilité de créer des modèles de mails qui pourront être utilisés par les agents pour traiter les demandes de vos clients.

L'utilisation de mails types, aussi appelés réponses types, permet :

  • de gagner du temps en évitant de rédiger complètement des messages répétitifs,
  • de rendre les réponses homogènes pour tous les utilisateurs,
  • de réduire les fautes d'orthographe.

 

Créer un modèle de réponse

Pour accéder au module de gestion des modèles d'emails :

Menu modeles mails

Pour créer une nouvelle réponse rapide, cliquer sur le bouton   Ajouter un modèle d'email  

L'écran ci-dessous apparaît.

Mail ajout

ÉTAPE 1 : LE TITRE
Ajouter un titre pour nommer votre réponse rapide. Le titre est obligatoire et important car c'est par le titre que vous retrouverez votre mail type dans une liste déroulante.
Exemple : Suivi de commande

ÉTAPE 2 : LE TAG
Ajouter un tag pour regrouper toutes les réponses rapides qui concernent la même thématique. 
Dans cet exemple, pour pouvez choisir le TAG "Commande". Lors de la rédaction de votre mail, vous pourrez choisir un mail type dans la liste déroulante nommée Commande. Vous y aurez répertorié au préabale tous les mails en rapport avec cette thématique : "Suivi de commande", "Délai de livraison" etc...

ÉTAPE 3 : LE CONTENU
Ajouter le contenu de votre modèle. Le modèle reste modifiable lorsque vous l'importez dans un mail.

 

Aperçu d'une réponse rapide complétée

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Affichage des différentes réponses rapides créées

Modele email

Dans notre exemple, nous retrouvons 3 mails regroupés sous le TAG Commande.
Ces mails ont un statuts "Non utilisé" car ils ne sont pas attachés à une campagne pour le moment.

Pour pouvoir utiliser les réponses automatiques sur une ou plusieurs campagnes de tickets, il faut aller dans les paramètres de la campagne, onglet "Avancé", renseigner le tag souhaité dans le champ approprié et ne pas oublier d'enregistrer les modifications en bas de page.

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Aperçu des réponses rapides disponibles

Lorsque l'utilisateur a besoin de rédiger un message, il peut utiliser les modèles de mails qui apparaissent sur la partie droite du module de rédaction (voir encadré en rouge ci-dessous).

Reponses auto mail

NB/ les réponses rapides peuvent être ensuite modifiées par l'utilisateur pour personnaliser le message qui sera finalement envoyé au destinataire si quelques changements s'imposent.

Pour toutes questions, contacter l'assistance.