Comment créer et administrer des modèles d'email

Lorsque vous traitez des emails, vous avez la possibilité de créer des modèles qui pourront être utilisés par les agents pour traiter les demandes de vos clients.

L'utilisation de mails types, aussi appelé réponses types, permet :

  • de gagner du temps en évitant de rédiger complètement des messages répétitifs,
  • de rendre les réponses homogènes pour tous les utilisateurs,
  • de réduire les fautes d'orthographe.

Gérer les modèles d'emails

L'accès aux modèles d'emails est réservée aux administrateurs du compte web2contact.
Pour qu'un autre utilisateur accède à cette fonctionnalité, vous devez activer le droit "Gestion des modèles d'e-mails" dans l'onglet "Droit" du menu "Gestion des utilisateurs".

Affichage des différentes modèles disponibles

Pour accéder au modèle d'email (ou réponse type), allez dans le menu "Paramétrages" > "Gestion des modèles d'emails"

Les modèles sont généralement regroupés sous une même étiquette (ou tag), ce qui va ensuite correspondre à un menu/catégorie dans l'éditeur de mail pour la sélection du modèle a appliquer.
Un filtre vous permet de rechercher un modèle par son titre ou par son étiquette.

Voici un exemple avec 3 modèles existants sous une étiquette "COMMANDE".

Modele email

Ces mails ont un statuts Non utilise car ils ne sont pas attachés à une campagne pour le moment.

Pour pouvoir utiliser les modèles d'emails sur une ou plusieurs campagnes de tickets, il faut aller dans les paramètres de la campagne, onglet "Avancé", renseigner l'étiquette souhaitée dans le champ approprié et ne pas oublier d'enregistrer les modifications en bas de page.

Emails config

Aperçu des réponses rapides disponibles

Lorsque l'utilisateur a besoin de rédiger un message, il peut utiliser les modèles de mails qui apparaissent sur la partie droite du module de rédaction (voir encadré en rouge ci-dessous).

Reponses auto mail

NB/ les réponses rapides peuvent être ensuite modifiées par l'utilisateur pour personnaliser le message qui sera finalement envoyé au destinataire si quelques changements s'imposent.

Créer un nouveau modèle d'email

Pour créer une nouvelle réponse rapide, ouvrez le menu "Paramétrages" > "Gestion des modèles d'emails"

Et cliquez sur le bouton Ajout email

L'écran ci-dessous apparaît.

Mail ajout

  • ÉTAPE 1 : LE TITRE

Ajouter un titre pour nommer votre réponse rapide. Le titre est obligatoire et important car c'est par le titre que vous retrouverez votre mail type dans une liste déroulante.
Exemple : Suivi de commande

  • ÉTAPE 2 : LE TAG

Ajouter un tag pour regrouper toutes les réponses rapides qui concernent la même thématique. 
Dans cet exemple, pour pouvez choisir le TAG "Commande". Lors de la rédaction de votre mail, vous pourrez choisir un mail type dans la liste déroulante nommée Commande. Vous y aurez répertorié au préabale tous les mails en rapport avec cette thématique : "Suivi de commande", "Délai de livraison" etc...

  • ÉTAPE 3 : LE CONTENU

Ajouter le contenu de votre modèle. Le modèle reste modifiable lorsque vous l'importez dans un mail.

 

Aperçu d'une réponse rapide complétée

Email exemple

Voilà, il ne vous reste plus qu'à valider votre modèle d'email pour que celui-ci soit disponible dans les différentes campagnes où cette étiquette a été ajoutée.


Pour toutes questions, contacter l'assistance.