Comment créer et administrer des modèles d'email
Lorsque vous traitez des emails, vous avez la possibilité de créer des modèles de mails qui pourront être utilisés par les agents pour traiter les demandes de vos clients.
L'utilisation de mails types (appelés aussi réponses types ou quicks parts) permet :
- de gagner du temps en évitant de rédiger complètement des messages répétitifs,
- de rendre les réponses homogènes pour tous les utilisateurs,
- de réduire les fautes d'orthographe.
Créer une réponse rapide
On accède au module de gestion des réponses types via le menu "Paramétrages"
Sélectionner ensuite "Gestion des modèles d'e-mails".
Pour créer une nouvelle réponse rapide, cliquer sur "Ajouter un modèle d'email".
L'écran ci-dessous apparaît.
Étape 1 : ajouter un titre pour nommer votre réponse rapide. Le titre est obligatoire
Exemple : Suivi de commande
Étape 2 : ajouter un tag pour regrouper toutes les réponses rapides qui concernent la même thématique
Exemple : COMMANDE
Étape 3 : ajouter le contenu de votre modèle
Aperçu d'une réponse rapide complétée
Affichage des différentes réponses rapides créées
Pour pouvoir utiliser les réponses rapides sur une ou plusieurs campagnes de tickets, il faut aller dans les paramètres de la campagne, onglet "Avancé" et renseigner le tag souhaité dans le champ approprié.
Aperçu des réponses rapides disponibles
Lorsque l'utilisateur a besoin de rédiger un message, il peut utiliser les quickparts qui apparaissent sur la partie droite du module de rédaction (voir encadré en rouge ci-dessous).
NB/ les réponses rapides peuvent être ensuite modifiées par l'utilisateur pour personnaliser le message qui sera finalement envoyé au destinataire si quelques changements s'imposent.
Pour toutes questions, contacter l'assistance.