Gérer votre activité de prospection téléphonique

Étape 1 : Regroupez vos utilisateurs en équipes

Avant que votre équipe commence à prospecter sur web2contact, vous devez créer vos agents.
En cas de besoin, revoir comment créer un utilisateur

Dans les paramétrages de vos utilisateurs, vous pourrez définir :

le login et mot de passe ;
les droits d’accès à web2contact, qui déterminent ce que peut faire ou non un utilisateur.

Vous devez ensuite regrouper vos agents par équipes car ce sont des équipes et non des utilisateurs uniques que vous allez affecter au traitement d'une campagne de prospection téléphonique ou de tickets.

Pour créer vos équipes, rendez vous dans le menu : Gestion du domaine > Gérer les équipes et cliquez sur "Ajouter une équipe".
En cas de besoin, revoir comment créer une équipe

Vous n’aurez plus qu’à inviter votre utilisateur à se connecter en lui précisant l’adresse du domaine inscrite sur votre page d’accueil.

Étape 2 : Définir quel numéro de téléphone sera affiché

Les appels sortants en numéro masqué étant interdit, il est nécessaire d’intégrer un numéro de téléphone dans web2contact. Afin de personnaliser l’affichage du numéro que vous interlocuteur verra, vous avez 2 possibilités :

- Soit nous vous fournissons un numéro de téléphone
En tant qu’opérateur téléphonique, nous pouvons vous fournir des numéros de téléphone géographiques (01, 02, 03, 04 ou 05) ou non géographiques (09) qui seront affectés à votre compte.

- Soit vous importez un numéro déjà existant
Pour importer un numéro existant, vous devez faire une demande de mandat de présentation de numéro tiers. Ce mandat vous permet par exemple d’afficher le numéro de votre client.

Une campagne de prospection téléphonique désigne une campagne par laquelle vos agents vont passer des appels sortants vers des cibles prédéfinies dans un but marketing ou commercial. Une campagne de contacts peut se présenter sous la forme d’un fichier excel que vous pourrez importer dans web2contact.

Pour créer une campagne de prospection téléphonique, vous devez importer votre fichier excel via le menu : Accueil > Créer une nouvelle campagne.
Une campagne est alors automatiquement créée que vous retrouverez dans le menu Accueil > Exploiter les campagnes

Étape 4 : Paramétrer une campagne de prospection téléphonique

Toutes les campagnes que vous créez sont accéssibles via le menu "Exploiter les campagnes".

Pour paramétrer une campagne, cliquez sur l’icône > "Modifier la campagne"

Sur l’onglet Informations, vous définirez les informations de votre campagne :

Nom de la campagne
Affecter l’équipe d’utilisateurs et de supervision
Affecter un script de qualification

Sur l’onglet Avancé, vous définirez les informations suivantes :

Choisir le numéro de téléphone qui sera affiché chez le destinaire
Enclencher l’enregistrement des appels automatiquement
Planifier une campagne en ajouter une date de début et de fin de traitement
Activer la composition automatique du numéro de téléphone...

L’onglet icône vous permet de personnaliser l’icône de votre campagne.

L’onglet historique des importations vous permet de suivre les modifications que vous pouvez apporter sur le fichier de votre campagne.

Étape 5 : Créer un script de qualification (facultatif)

L’ajout d’un script de qualification ou argumentaire téléphonique est facultatif. Il permet un discours cohérent entre vos agents. Le script permet également de collecter les informations dont vous auriez besoin puisque les saisies sont exportables sous excel.
Pour créer un script de qualification, rendez vous dans le menu Paramétrages > Gérer les questionnaires et cliquez sur Ajouter un script.

Plusieurs types de champs sont disponibles pour construire votre script d’appel :

Le texte simple pour saisir un champ sur 1 ligne
Le texte multiligne pour saisir un champ sur plusieurs lignes
Les listes de choix pour un menu déroulant
Les choix uniques ou multiples à sélectionner...

Pour associer votre questionnaire à une campagne, rendez vous dans l’onglet “Informations” de votre campagne et sélectionnez le script à appliquer.

Étape 6 : Émettre un appel sortant via une campagne de prospection téléphonique

Dès lors que le numéro à afficher sera paramétré, que vous aurez créé et paramétré une campagne de prospection téléphonique, les agents pourront se connecter à web2contact et commencer à prospecter.

Lorsque les agents se connectent à l’outil web2contact, ils ne voient que les campagnes auxquelles ils ont accès dans l’exploration des campagnes.

Pour commencer à prospecter, l’agent doit cliquer sur l'icône de la campagne sur laquelle il souhaite travailler.

Les fiches à contacter s’ouvriront automatiquement.

Soit vous avez opté pour le mode preview, qui est le traitement par défaut. Dans ce cas, lorsqu’un agent est disponible, une fiche s’ouvre et c’est à lui de cliquer sur l’icône du téléphone pour lancer l’appel. Ce mode permet à l’agent de prendre connaissance de la fiche avant d’effectuer son appel.
Soit vous avez opté pour l'activation de la composition automatique et du raccroché automatique qui s’utilisent conjointement dans les paramètres avancés de votre campagne. Il s’agit du mode progressif. Dans ce cas, le système compose automatiquement le numéro au moment où la fiche s’ouvre.